OKR Planningچیست؟
برنامه ریزی OKR یا تنظیم OKR اولین رویداد در هر چرخه OKR است . این شامل طوفان فکری و تدوین اهداف و نتایج کلیدی برای چرخه بعدی است و معمولاً به صورت کارگاه یا جلسه انجام می شود .برنامه ریزی در چندین سطح انجام می شود: برای کل شرکت، تیم ها و در سطح فردی. با این حال، اصل و روند جلسه تا حد زیادی ثابت است. تنها تفاوت در زمینه ای است که اهداف و نتایج کلیدی ایجاد شده به آن مربوط می شود.
یادآوری: : OKR ها (مخفف “اهداف و نتایج کلیدی”) چارچوبی چابک برای تدوین و اجرای اهداف استراتژیک در شرکت ها هستند که – در صورت استفاده صحیح – به انعطاف پذیری، شفافیت و موفقیت بیشتر منجر می شوند. از سه عنصر اصلی تشکیل شده است:
- اهداف: به چه چیزی می خواهم برسم؟
- نتایج کلیدی: چگونه بفهمم به هدف رسیده است؟
- ابتکارات: چگونه به هدف برسم؟
هدف از جلسات برنامه ریزی OKR
هدف از جلسات برنامه ریزی OKR، توسعه پیش نویس OKR است که شرکت را در چرخه بعدی (معمولاً یک سه ماهه) پیشرفت می دهد. برای انجام این کار، OKR ها به گونه ای برنامه ریزی شده اند که هر یک بر یکی از هدف های سطح بالا تر تأثیر بگذارد.
در جلسه اولیه برنامه ریزی OKR، مدیریت چشم انداز و ماموریت شرکت را به OKR های شرکت تبدیل می کند. در کارگاه های برنامه ریزی بعدی، تیم ها و افراد،ا OKR هایی را ایجاد می کنند که حداقل بر یکی از OKR های شرکت تأثیر می گذارد.
آماده سازی جلسه برنامه ریزی
- برای اطمینان از اینکه جلسه برنامه ریزی OKR تا حد ممکن پربازده است و بی مورد طول نمی کشد، باید از قبل آماده سازی هایی انجام شود.
- همه شرکت کنندگان باید به موقع و ترجیحاً حداقل یک هفته قبل از زمان برگزاری کارگاه مطلع شوند.
- ماموریت، چشم انداز و اولویت های فعلی شرکت (استراتژی ها) باید برای همه شرکت کنندگان مشخص باشد. اگر قبلاً اینطور نیست، باید یک بار دیگر قبل از کارگاه به صراحت اطلاع داده شود.
- همه شرکت کنندگان باید قبل از جلسه در مورد اهداف احتمالی فکر کنند. آنها باید حداقل یک هفته قبل از جلسه دستور کار (مقدماتی) را دریافت کنند.
- برای جلسات برنامه ریزی OKR در سطح تیم، اهداف شرکت باید از قبل به همه شرکت کنندگان اطلاع داده شود. مدیر ارشد به طور خاص همچنین باید اهداف و نتایج کلیدی ممکن را برای تیم از OKR های شرکت استخراج کند و آنها را به عنوان پیشنهادهایی که می توان در مورد آن بحث کرد به جلسه بیاورد.
برای برانگیختن خلاقیت شرکت‌کنندگان و قرار دادن همه در طرز فکر رشد، ارسال چند سؤال از قبل می‌تواند مفید باشد:
- چه چیزی در حال حاضر کار نمی کند؟ چه چیز مهم ترین فرصت ما می باشد؟
- چه چیزی مانع پیشرفت فعلی ما می شود؟ از فرصت پیش آمده چه طور می تونیم بهترین استفاده را بکنیم؟
- برای حل این مشکل چه اتفاقی باید بیفتد؟ برای استفاده از این فرصت چه پیش نیاز هایی وجود داشته باشد؟
- آیا همچنان با چشم انداز شرکت همسو هستیم؟
- چه قابلیت ها و سیستم هایی در تیم لازم هست که به سمت موفقیت پیش برویم؟
- چطور می توانیم از مشکلی که پیش آمده دوباره جلو گیری کنیم؟
- چطور می توانیم به موفقیت که پیش آمده تداوم بدیم؟
- ما کجا میخواهیم برویم؟ چه فاصله ای بین چیزی که هستیم و چیزی که می خواهیم باشیم وجود دارد؟
- چه اهداف مشخصی برای دستیابی به چشم انداز وجود دارد؟
- آیا این اهداف با اولویت های فعلی شرکت همخوانی دارد؟
- آیا اهداف بلندپروازانه اما متمرکز هستند؟ آیا آنها واضح و قابل درک هستند؟
همچنین باید زودتر تعیین کنید که جلسه برنامه ریزی OKR کجا برگزار می شود (به عنوان مثال، به صورت حضوری یا دیجیتال)، چقدر زمان برای کارگاه مورد نیاز است، و چه کسی در آن شرکت خواهد کرد.
زمانبندی
- ۴ تا ۵ ساعت
- ۱ تا ۲ هفته قبل از شروع چرخه جدید
شرکت کنندگان
- همه اعضای یک تیم
- مدیری که از قبل روی نامزدهای OKR برای تیم مربوطه کار کرده است
- مربی مسئول OKR
نحوه برگزاری جلسه برنامه ریزی OKR
هنگامی که همه مقدمات انجام شد، رویکرد برنامه ریزی واقعی، صرف نظر از سطح سازمانی که در آن انجام می شود، همیشه یکسان است. برای مثال، یک دستور کار معقول برای یک جلسه برنامه ریزی OKR ممکن است به شکل زیر باشد:
- مقدمه و گرم کردن 30 دقیقه
- اختیاری: بازخوانی حوزه استراتژیک شرکت مربوطه 30-45 دقیقه
- طوفان فکری و تدوین اهداف 30-60 دقیقه
- استراحت 15-30 دقیقه
- تعریف نتایج کلیدی 60-120 دقیقه
- اختیاری: OKR ابتکارات (لیست پروژه های بهبود) را اضافه کنید و okr ها را تصویر سازی کنید ۳۰-۶۰ دقیقه
مقدمه و گرم کردن
قبل از شروع کار، بخش اول کارگاه باید فضای امنی برای ایده ها و گفتگوها ایجاد کند. شرکت کنندگان باید بتوانند خود را با جلسه آتی وفق دهند و تشویق شوند تا نظرات خود را بیان کنند. بهترین راه برای انجام این کار با یک دور مقدماتی معمولی و یک بازی کوتاه یخ شکن است . برخی از بازی هایی که برای این کار خوب عمل می کنند عبارتند از:
- دو حقیقت و یک دروغ: همه شرکت کنندگان خود را با دو حقیقت و یک دروغ معرفی می کنند. سپس همه به نوبت حدس می زنند که چه چیزی دروغ گفته شده است. هر کسی که درست حدس بزند یک امتیاز دریافت می کند. هر کس بیشترین امتیاز را داشته باشد برنده است!
- بمب قدردانی: همه شرکت کنندگان به طور خلاصه با نام و تصویر خود را معرفی می کنند. سپس از همه خواسته می شود از یکدیگر تعریف کنند یا از بهترین ویژگی های خود در محل کار نام ببرند. این روحیه تیم را تقویت می کند و یک جو قدردانی ایجاد می کند.
شناسایی استراتژی شرکت مربوطه (اختیاری)
اگر کارگاه در مورد اهداف تیم و نتایج کلیدی باشد، بخش اصلی به صورت اختیاری با یک بحث کوتاه در مورد اینکه کدام نتایج کلیدی در سطح شرکت برای تیم مرتبط است شروع می شود. برای انجام این کار، کل تیم با هم از OKR های شرکت می گذرد و مدیر ( ارشد) به طور خلاصه قصد هر OKR را توضیح می دهد. سپس تیم توافق می کند که کدام نتایج کلیدی می تواند به بهترین وجه مورد حمایت و تاثیر قرار گیرد.
در حالت ایده‌آل، OKRهای شرکت مربوطه توسط سران تیم تهیه می‌شوند و فقط به طور خلاصه در جلسه ارائه می‌شوند. این زمان بیشتری را برای برنامه ریزی واقعی باقی می گذارد.
طوفان فکری و تدوین اهداف
در قسمت اول جلسه طوفان فکری، همه چیز حول محور اهداف می چرخد . در حالت ایده آل، همه شرکت کنندگان قبلاً در مورد این موارد فکر کرده اند. در خود کارگاه، فرآیند به شرح زیر است:
- همه شرکت کنندگان ایده های خود را برای اهداف فهرست می کنند. اگر همه به خوبی آماده باشند، این نباید بیش از ۱۰ دقیقه طول بکشد.
- ایده های جمع آوری شده در تیم مورد بحث قرار می گیرد. هدف شناسایی مشترک دو تا چهار هدف برتر برای سه ماهه آینده است.
- پس از انتخاب، تیم بررسی می کند که آیا اهداف انتخاب شده، اهداف “خوب” هستند یا خیر. یعنی اینکه آیا آنها از جمله چیزهای دیگر الهام بخش و جاه طلب هستند، اما هنوز در چرخه بعدی قابل دستیابی هستند.
- در نهایت، باید فهرست شود که آیا دستیابی به اهداف می تواند به تیم ها یا بخش های دیگر بستگی داشته باشد یا خیر. اگر چنین است، قطعاً باید بعداً به دنبال بحث باشید.
به طور کلی، مهم است که همه شرکت کنندگان با اهداف فرموله شده قبل از ایجاد نتایج کلیدی در مرحله بعدی موافقت کنند. بر این اساس، فرآیند ممکن است همیشه خطی نباشد. اهدافی که قبلاً انتخاب شده‌اند اما معیارها را برآورده نمی‌کنند، برای مثال، باید دوباره کنار گذاشته شوند یا دوباره مورد بحث و بررسی قرار گیرند.
همچنین توجه به این نکته مهم است که اگرچه این فرآیند باید مشارکتی باشد ، اما دموکراتیک نیست. این تداخلی از ایده‌های ورودی از بالا به پایین و ایده‌های پایین به بالا است: رهبران بحث را هدایت می‌کنند، می‌توانند وتو کنند و اطمینان حاصل کنند که اهداف دارای منطق استراتژیک هستند. همسو کردن کل تیم در مورد اهدافی که باید روی آنها تمرکز کنند می تواند بسیار شدید باشد.
این امر باعث می شود قبل از قسمت بعدی کارگاه، ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید. این به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا باتری‌های خود را شارژ کنند و وقتی نوبت به بررسی نتایج کلیدی بعدی می‌رسد، با ذهنی تازه بازگردند.
نتایج کلیدی را تعریف کنید
پس از وقفه، اهداف بخش اول جلسه برنامه ریزی OKR مبنایی برای طوفان فکری نتایج کلیدی است . این از یک الگوی بسیار مشابه پیروی می کند:
همه شرکت کنندگان در نظر می گیرند که چگونه می توان به اهداف فرموله شده قبلی رسید یا خیر. همه ایده ها در ابتدا در یک لیست نوشته می شوند.
سپس، ۲ تا ۴ نتیجه کلیدی برای هر هدف را از لیست انتخاب می کنند. هنوز نیازی به توافق بر سر مقادیر هدف مشخص نیست. با این حال، مهم است که نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری، نتیجه‌محور و محدود به زمان باشد.
هنگامی که نتایج کلیدی تعریف شد، تیم بر روی مقادیر هدف مشخص (شروع و) برای چرخه بعدی توافق می کند.
در نهایت، تیم بررسی می‌کند که دستیابی به نتایج کلیدی در این چرخه چقدر آسان یا دشوار خواهد بود. نتایج کلیدی کاملاً بیش از حد جاه طلبانه و نتایجی که دستیابی به آنها بسیار آسان است باید یک بار دیگر مورد بحث و تنظیم قرار گیرند.
نکته : در حالت ایده‌آل، نتایج کلیدی باید کاملاً با حالتی که در Objective مورد هدف قرار گرفته است مطابقت داشته باشد. به عبارت دیگر: اگر تمام نتایج کلیدی به دست آید، هدف نیز محقق می شود. بنابراین پنج نتیجه کلیدی که همگی از یک منظر به هدف نگاه می کنند، کمتر مؤثر هستند.
OKR ها را تجسم کنید و ابتکارات را اضافه کنید
هنگامی که همه اهداف و نتایج کلیدی تعریف شدند، باید به وضوح تجسم شوند . به عنوان مثال نمودار درختی OKR برای این منظور مناسب است. سپس ابتکارات مشخص، یعنی کارهای انجام شده، می‌تواند به نتایج کلیدی منفرد در نمای کلی اضافه شود. بسته به اینکه چقدر زمان و انگیزه در پایان جلسه باقی می ماند، می توان این کار را به صورت مستقیم یا به عنوان پیگیری انجام داد.
با این حال، در صورت حذف آن، مهم است که به وضوح بیان کنید که چه کسی مسئول پیگیری است و چه زمانی مرور نهایی را با تیم به اشتراک می گذارد. در حالت ایده آل، این باید در اسرع وقت اتفاق بیفتد.
چگونه یک بحث OKR را تسهیل می کنید؟
پیش از این، باید فضای امنی برای تبادل نظر از طریق یک دور مقدماتی معمولی ایجاد شود (مثلاً با بازی های یخ شکن). طوفان فکری همیشه باید از یک ساختار واضح پیروی کند: ابتدا ایده ها جمع آوری می شوند. سپس ایده ها یکی پس از دیگری مورد بحث و بررسی قرار می گیرد و در صورت لزوم به رأی گیری می رسد. بحث ها نباید خیلی وارد جزئیات شوند. سوالات مفصل باید جمع آوری شده و در صورت لزوم به صورت جداگانه روشن شوند.